A cura di Martina Mantovani e Riccardo Polesel
Le nuove tecnologie hanno avuto negli ultimi anni un impatto importante nell’organizzazione e nella gestione delle assemblee soci, un momento di fondamentale importanza della vita di ogni azienda, quotata e non quotata. Gestione delle presenze aggiornate in tempo reale, televoto, cabine elettorali elettroniche e altre soluzioni digitali hanno permesso di migliorare l’efficienza e la sicurezza di questi eventi, affiancando le procedure previste dagli Statuti e dai Regolamenti assembleari ma anche varie tipologie di consuetudini organizzative, tipiche di ogni organizzazione.
La pandemia iniziata nel 2020 ha accelerato questo processo. Sono state generate norme specifiche per permettere lo svolgimento delle assemblee dei soci; l’obiettivo era contrastare la diffusione del Covid-19 ma anche valutare nuove modalità organizzative. Attraverso l’art. 106 del D.L. n.18/2020 è stato possibile per tante organizzazioni svolgere eventi assembleari con la partecipazione dei soci o azionisti in via telematica o tramite Rappresentante Designato anche in deroga a quanto previsto dagli Statuti. La messa in opera del D.L, poi prorogato fino al 31/07/2022 c.d. Milleproroghe 2022, ha dato la possibilità di decidere la modalità di svolgimento dell’Assemblea: in presenza, da remoto ma anche in forma ibrida.
L’assemblea ibrida (denominata anche “mista”) è destinata con molta probabilità ad affermarsi nella futura prassi societaria, anche dopo la cessazione dell’emergenza pandemica. L’utilizzo delle tecnologie digitali e dei mezzi di telecomunicazione ha dimostrato di poter garantite vantaggi sostanziali alle aziende come una partecipazione più ampia dei soci, la scelta di una modalità più efficiente e un considerevole risparmio di costi e tempo. L’assemblea ibrida consente oggi a soci e azionisti di partecipare e votare in contemporanea, in presenza e da remoto, vedendo in diretta l’evento dal vivo e in streaming.
X DataNet, società IT italiana al 100%, fornisce un servizio dedicato alle assemblee dei soci da 25 anni. Dal 2016 supporta anche le Assemblee Ibride, sia in presenza che online. I soci in presenza vengono registrati e votano, in modo palese o segreto, con appositi dispositivi di televoto. Chi decide di partecipare da remoto dispone di un portale dedicato al quale accede con apposite credenziali per vedere l’evento in diretta streaming, fare un intervento ed esprimere il proprio voto online. Le due modalità sono simultanee e integrate, visto che X DataNet si occupa della regia e del supporto, coordinandosi con i responsabili aziendali.
L’assemblea ibrida è una soluzione utile già oggi, non domani, ed è già utilizzata da decine di organizzazioni per gestire l’evento assembleare in modo efficiente e sicuro.
